Conciliación factura-albarán, pricing dinámico, recuperación de cuentas inactivas, captura de pedidos desde WhatsApp y email. Pymes de distribución de 30 a 150 empleados ahorran +90 horas al mes por empleado en 6-8 semanas.
Distribución mayorista es uno de los sectores con más fricción operativa por euro facturado, y a la vez de los menos digitalizados. ERPs veteranos (AS/400, Sage 50, Navision clásico) que funcionan pero no hablan con nadie. Pedidos llegando por WhatsApp, email, fax y PDF escaneado. Pricing decidido por intuición porque cruzar datos de margen por SKU y cliente lleva días. Cuentas activas que dejan de comprar y nadie se da cuenta hasta el cierre trimestral.
En España hay más de 100.000 pymes de distribución B2B según INE 2024, empleando a más de un millón de personas. La adopción de IA aplicada en este segmento sigue por debajo del 8% (ONTSI), lo cual significa que las primeras pymes que se mueven ganan ventaja competitiva real durante 2-3 años. El gasto inicial es bajo en comparación con cambiar el ERP, y el ROI a 12 meses es superior a 5× en los casos típicos.
Las palancas con mayor impacto, en orden de frecuencia con la que las priorizamos:
Cada una es una decisión con métrica defendible ante consejo. La pieza técnica (RPA, copilot, pricing model) viene detrás de la decisión, no delante.
Decisión: automatizar matching factura-albarán con criterio de excepciones. Métrica típica: 1.000-2.000 facturas/mes en 90%+ automático, liberación de 1-2 FTE para renegociar condiciones con proveedores.
Decisión: estructurar pedidos que llegan por WhatsApp, email, PDF o fax directamente al ERP. Métrica típica: pasamos de 10-15 minutos por pedido a 30 segundos, escalable sin ampliar equipo.
Decisión: detectar referencias con margen negativo cruzando coste, descuento aplicado y volumen por cliente. Métrica típica: recuperación de 3-5 puntos de margen bruto en 4-6 meses sin pérdida de facturación.
Decisión: priorizar cuentas activas hace 12-18 meses con scoring de probabilidad de reactivación. Métrica típica: 15-20% de las cuentas dormidas reactivadas en el primer trimestre con plan automatizado.
Distribuidor de componentes con 1.200 facturas/mes procesadas a mano por 2 personas. Tras 6 semanas: 94% de facturas en automático, validación humana solo en excepciones. Stack: Python + integración con Holded vía API + OCR para los pocos documentos en papel que siguen recibiendo. El tiempo humano se reasignó a renegociar condiciones con proveedores históricos — antes no había margen. +92 h/mes ahorradas, payback en 3,5 meses.
Distribuidor con cartera de 8.500 clientes activos y 1.200 cuentas que llevaban 12-18 meses sin comprar. Modelo de scoring que prioriza qué cuentas tienen mayor probabilidad de reactivarse y con qué argumento (cambio de pricing, lanzamiento nuevo SKU, evento estacional). El comercial recibe semanalmente la cola de 15 cuentas a recuperar con contexto. Reactivación de 180 cuentas en el primer trimestre, +320 k€ en facturación incremental.
Suministrador con margen erosionado en SKUs de cola larga (5.000+ referencias) por descuentos no controlados de comerciales. Cruzando datos de coste real, descuento aplicado por cliente y volumen, el modelo detectó que el 12% de SKUs operaban en margen negativo. Propuesta semiautomática de subida de precio por cliente con argumentación sectorial. Recuperación de 4 puntos de margen bruto en 4 meses sin pérdida material de facturación.
Casos representativos basados en patrones repetidos en proyectos del sector y benchmarks ONTSI / McKinsey 2024. Los detalles concretos de nuestros propios proyectos los compartimos en la primera llamada.
Sí. Es el escenario más común en distribución B2B española: pymes con un ERP veterano que funciona y nadie quiere migrar. Cuando hay API oficial, la usamos; cuando no, montamos un conector custom (escraping autenticado, integración por base de datos en solo lectura o exportación programada). Nunca exigimos cambiar de ERP — sería un proyecto en sí mismo y casi nunca compensa.
Es exactamente el caso para el que la IA brilla: estructurar lo que llega desordenado. Un copilot lee el fax escaneado, el WhatsApp del comercial o el PDF mal formado, identifica códigos de producto, cantidades, condiciones, y propone el pedido al ERP. Tu equipo solo valida. Pasamos de 10-15 minutos por pedido a 30 segundos.
Lo opuesto: liberamos al comercial del trabajo administrativo (transcribir pedidos, perseguir conciliaciones, mirar listados de cuentas dormidas) para que dedique más tiempo a vender. En todos los proyectos cerrados de distribución, el comercial valora el cambio porque deja de ser "operario de Excel" y vuelve a ser comercial. Trabajamos con tu equipo desde la fase de diseño, no a su espalda.
Para datos de pricing y margen confidencial desplegamos en tu nube privada con LLMs open-source o APIs en modo enterprise (sin entrenamiento sobre tus datos). Acceso por roles: el modelo de pricing solo lo ven Dirección Comercial y Dirección Financiera. Cumplimos GDPR y, si trabajas con sectores regulados (alimentación, sanidad), también la normativa específica.
